Desde o momento em que surge o ingresso até os dias que seguem após o encerramento, um evento de larga escala já não é mais avaliado apenas por sua programação ou atrações. Hoje, o que dita o sucesso — tanto para quem organiza quanto para quem participa — é a experiência que envolve o público em todas as etapas. E nesse novo paradigma, a tecnologia, e em particular a inteligência artificial, são peças-chave que viabilizam oferecer uma jornada memorável, personalizada e sustentável.
Temos como referência recente a Expo 2025, em Osaka, no Japão — um exemplo global em curso que ilustra muito bem essa virada de lógica. Com o tema “Designing Future Society for Our Lives”, a exposição reúne mais de 160 países e organizações, em cerca de 80 pavilhões. Estima-se que o evento atrairá algo como 28 milhões de visitantes ao longo de seus seis meses de duração. Já nos primeiros dias, esse grande movimento ficou visível: por exemplo, no dia de abertura mais de 140 mil pessoas passaram pelo local.
Mas o que isso tudo nos mostra, além do impacto em escala (turismo, uso de serviço, redes de fornecedores)? Mostra que organizar um evento hoje exige pensar “antes, durante e depois” com atenção ao que o cliente espera, sente, interage e compartilha. E é aí que a tecnologia, inclusive a IA, entra como facilitadora, multiplicadora — não como substituta.
Antes do evento, tecnologias podem ser usadas para mapear perfis de público, prever demanda, ajustar oferta de transporte e infraestrutura, planejar pavilhões, otimizar layout, simular fluxos de pessoas. Em Osaka, por exemplo, a estrutura de transporte para Yumeshima incluiu nova extensão de linha de metrô, uso de ônibus shuttle e restrições a uso de carro privado para facilitar o acesso do público. Durante o evento, sensores, apps, sinalização digital e monitoramentos em tempo real permitem que ajustes operacionais sejam feitos de imediato — filas, circulação, iluminação, conforto térmico, higiene, segurança. Relatos de visitantes da Expo já mencionam que, em muitos pavilhões, é necessário usar internet móvel ou Wi-Fi, códigos QR, aplicativos com mapas ou com notificações de espera. A própria questão de áreas aquáticas, shows de fontes, praças de descanso e performance arquitetônica se entrelaçam à tecnologia: monitoramento de qualidade da água, controle sanitário, intervenções rápidas quando identificados problemas como contaminação.
Ao final do evento fecha o dia ou a visita, o ciclo de relacionamento continua. Dados coletados — de visitantes, de percepção, de engajamento digital — alimentam decisões para edições futuras. É como se fosse um aprendizado contínuo, com ajustes finos baseados em como o público de fato interagiu, quais pavilhões foram mais frequentados, quais exposições foram mais comentadas, onde houve gargalos operacionais, quais experiências memoráveis se transformaram em histórias que circulam nas redes. Em Osaka, por exemplo, o Pavilhão do Brasil ultrapassou a marca de 100 mil visitantes em pouco tempo.
Dentro desse contexto, a IA aparece como reforço essencial. Ela permite processar grande volume de dados, identificar padrões de comportamento, sugerir previsões (por exemplo: quantas pessoas usarão determinado transporte em um dia de sol, ou quantos comparecerão a uma atração específica), personalizar experiências (notificações, conteúdos, sugestões de itinerário, até mesmo ambientação). Tudo isso melhora a percepção de valor do público — e torna o evento mais eficiente, mais seguro, mais sustentável.
Se pensarmos de volta ao Brasil, a lição clara é: eventos como festivais de música, exposições culturais, devem colocar no centro quem vive a experiência. O público não quer só ver — quer participar, ser reconhecido, sentir que aquilo foi pensado para ele e com ele. Isso envolve começar desde o planejamento: ouvir previamente, testar protótipos de experiências, validar rotas, envolvimento digital, formatos híbridos. No “durante”, é imprescindível uma operação fluida, comunicação clara, tecnologias que ajudem (AI, apps, IoT, realidade aumentada) para melhorar conforto, interação, ambientação. E depois, manter o diálogo, recolher feedbacks reais, demonstrar que os aprendizados se transformam em melhorias.
O futuro dos eventos como negócios passa por aí: não é mais o tamanho do palco ou o número de shows ou atrações, mas a qualidade da experiência integral. A experiência completa — do primeiro anúncio até as fotos, vídeos, lembranças e sentimentos que ficam depois — está se tornando o bem mais precioso. E quem entender isso hoje já estará à frente quando o próprio evento for menos um espetáculo isolado e mais parte de uma cultura de conexão, inovação e propósito.
Te encontro na próxima semana.
